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医院科研经费预算管理存在的问题及信息化对策

【】2015-07-09 点击次数
谢新敏 胡 克 王 领:中山大学附属肿瘤医院 广东广州 510060

医院科研经费预算管理存在的问题及信息化对策


谢新敏 胡 克 王 领
PROBLEMS IN MANAGEMENT OF RESEARCH BUDGETS IN HOSPITAL AND INFORMATION-BASE COUNTERMEASURES
XIE Xinmin, HU Ke, WANG Ling 


  【摘 要】 笔者从建立医院预算信息化平台的角度,通过对科研经费预算系统初始化,建立科研经费预算制及审核模块、执行与查询模块、网上报销系统模块及资源共享模块对医院科研经费预算中出现的课题负责人重立项与结题,轻预算、科研经费管理复杂性以及相关部门监督缺失等问题提出有效解决对策。本研究能为医院科研经费预算管理信息化改革提供参考。
  【关键词】 医院科研经费预算,财务,信息化平台
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.03.051

  自《国家中长期科学和技术发展规划纲要(2006~2020年)》和《中共中央国务院关于深化科技体制改革加快国家创新体系建设的意见》颁布以来,我国科技投入持续大幅度增长,科研经费的来源渠道也更加多元化。对于医院来说,现有的《医院会计制度》与《医院财务制度》对科研经费预算管理没有给出相关的说明与规定。不同来源的科研经费预算与管理的口径不一致,在实践操作中,科研经费预算有关的问题层出不穷,例如科研经费项目负责人在申请立项时,容易忽略物价变动等因素影响,对经费的预算缺乏科学的规划。有些国家级的大课题,如国家重点实验室和973等项目是由一个大的主课题组负责申请,由于项目过大,具体实施时,主课题负责人会将其中一些部分交由其他几个或者几十个子课题组共同完成。预算管理的复杂性容易导致医院忽视对子课题尤其是校外子课题预算的管理。科研经费预算缺乏第三方的有效监督等等。笔者从建立医院信息化平台的角度就医院科研经费预算存在的问题及对策提出自己的看法。
     1 医院科研经费预算管理现状及存在的问题
     第一,课题负责人重立项与结题,轻预算。许多科研人员在申请课题立项时,容易忽略物价变动等因素影响,对经费的预算缺乏科学的规划。有些课题负责人甚至直接把项目的预算表交给研究生填写,更有甚者,部分课题负责人在项目开展过程中,竟然找不到自己的项目预算表,反复去科研部门或者财务部门查询,结题的时候才发现有些经费用不完,而有些经费又超支严重,导致不能按时结题。
     第二,科研经费来源多样化,增加了课题项目预算管理的复杂性。由于医院科研来源渠道多元化,不同类别的科研经费预算五花八门,不仅给科研部门和财务部门做预算编制带来很大的工作量,而且不利于医院对预算的有效管理与监督。现有的医院的预算管理体系大部分针对主课题的预算进行有效监督和控制,而对子课题的预算尤其是院外的子课题很难做到事前及事中的监督,导致大多数科研项目在结题时,才发现项目超支,影响整个课题项目结题。
     第三,科研部门、财务部门以及课题负责人对科研经费预算缺乏合理沟通,给科研经费支出带来很大困扰。由于财务人员不是专业的科研人员,对科研经费预算中的经费项目定义的理解与课题负责人和科研部门人员存在偏差。财务人员在编制科研经费预算时有些费用明细与原始的预算表不一定完全一致,这些都会给课题负责人经费报销造成困扰。当课题负责人发现某个经费项目预算与财务人员理解出现偏差,需先去科研部门审批预算调整,再去财务部门调整项目科研预算,这样一系列工作不仅造成三方重复劳动,而且影响科研项目的进度。
     第四,审计部门对科研经费预算没有合理的监督。医院科研经费预算管理中出现的一系列问题,例如对负责人的经费支出与进度是否相符,财务部门从财务角度对科研经费预算编制控制是否合理,科研部门对经费资金进度的跟踪是否到位,结余经费是否合理等等。这些都缺乏审计部门的有效监督,致使科研经费管理难以规范化。
     第五,科研经费的预算支出与经费资金实际到位及入账时间脱节。一方面,由于部分科研经费资金没法按时到位,从而延误了项目的实施;另一方面,由于科研部门、财务部门及课题负责人三者之间缺乏一个有效快速的沟通渠道,导致科研经费虽已到帐,但迟迟没人认领,资金在财务部门滞留时间过长,造成课题负责人找不到款项,经费找不到课题负责人,入账的滞后性严重影响了科研经费的及时使用。
     2 建立医院预算管理信息系统解决科研经费预算管理问题的对策  针对目前医院存在的科研经费预算管理问题,结合现有的《医院会计制度》与《医院财务制度》,通过建立医院预算管理信息系统,从而提高科研经费预算管理效率、优化经费预算编制流程、完善预算审核及调整等环节的管理。科研经费预算管理系统的基础数据来自科研经费合同,当立项的课题负责人新建一个课题时,系统自动生成一个合同记录,包括相关的科研经费合同的一些关键信息和一个该记录连接的原始纸质文件,具体包括合同编号、项目类别、项目名称、合作方、起止年月及课题负责人等。这有助于查询及跟踪协作单位合同到款的情况和及时推动项目的执行。医院信息化平台的科研经费预算系统架构,分为四个功能模块,如图1所示。

图1 科研经费预算管理系统结构
2.1 科研经费的预算编制及审核模块
     医院可以将现有的科研经费预算分为两类:①有规律的经费项目,即经费的预算属于有特定经费比例的科研经费预算,按医院相关科研经费管理办法执行,无需提供经费预算书;②无规律的经费项目,即无特定经费比例的科研经费预算,需由课题申请人提供该项目的科研经费预算书,且需科研部门盖章或负责人签字。
     针对第一种有规律的科研项目,科研预算模块可以设定固定的预算比例模块,只需要课题负责人将项目的基本信息及预算总额输进去。针对第二种无规律的经费项目,课题负责人根据项目的立项情况编制合理的科研经费预算书。特别是包括子课题项目的预算明细提交到信息平台,由科研部门审批后,直接发送到财务部门的科研预算系统。财务部门根据每个项目的预算书建立专用账户及与之明细一致的辅助费用科目。对于拥有多个子课题的科研项目,预算模块实行单个项目模块控制与汇总项目预算控制同步的方式,能确保财务部门的项目经费预算书与课题负责人提交的保持一致性,避免了课题负责人因为财务部门的预算偏差导致调整预算等类似的重复工作。
2.2 科研经费预算的执行与查询模块
     许多课题经费负责人由于项目繁多,对自己单个项目的预算不清楚,有些甚至都找不到原始的预算表,因此经常有报销人员或课题负责人去科研部门或者财务部门查询科研项目的预算,无形中增加了两个部门人员的工作量。建立科研经费预算执行查询模块,课题负责人能实时查询经费的预算及执行情况,以做到心中有数,有利于后期科研项目的计划与开展。对审计管理部门而言,能调阅项目开支明细,查阅开支是否合理,是否符合预算;对科研经费项目管理部门而言,能结合项目进展和经费开支情况对项目进行督促,对未及时入账的科研经费及不合理预算适时提醒课题负责人申请预算调整;对财务部门而言,能随时在线对科研经费的立项等进行帐务处理和有效的管理。为了方便相关人员查阅科研经费预算信息,可以开通手机用户终端,相关人员都能随时随地访问系统中的数据库。
2.3 科研经费网上报销系统模块
     现有的科研经费报销模式是报销人员拿着科研经费卡,各种课题负责人审批后的报销单找科研部门及财务部门审批后,到财务部门报销。当前财务人员将所有报销单数据输入系统后,记账凭证保存不了时,才发现这个项目的费用已经超支或者没有预算。如果让报销人员自己登录网上报销系统,在需要报销的项目下输入相应的费用金额后,系统会自动跳出提示其是否符合预算。如果超出预算,系统会自动提示超出多少,这样报销人员能做到心中有数,能够有效的降低人力成本及节约时间,能有效避免经费超支等问题的发生。
2.4 科研经费预算资源共享模块
     科研经费预算系统与医院科研部门和审计部门等建立科研经费预算资源共享模块。对于科研经费的预算书与经费资金到位情况,科研项目经费超支比例、成果、是否按时结题等实现资源信息共享,并与医院的人才培养、医务处及教学管理等部门建立逻辑关系。以人才管理为核心,利用与人才相关的信息,为掌握人才培养情况提供充分信息;建立课题与产出等一体化的人才管理数据库,并可实时提供汇总表和相关数据,为医院员工绩效考核、学科建设评估及医院科研相关的决策提供数据分析,实现科研经费、学科及人才等一体化管理。
     3 结论
     要管理好医院的科研经费预算系统,必须课题负责人、科研部门、财务部门及审计部门等建立有效的沟通模式。科研经费预算管理系统的预算编制及审核模块、执行与查询模块、网上报销系统模块及科研经费预算资源共享模块建立了各个部门的有效沟通机制,让课题负责人能合理编制经费预算书、实时查询经费的预算及执行情况;科研部门及时获知科研项目资金是否到位等相关信息,督促项目的及时跟进;审计部门随时调阅科研经费项目预算的相关信息,查阅开支是否合理,是否符合预算等。财务部门能科学编制科研项目预算书,有效减少预算查询、调整等人力及时间成本。同时科研预算信息系统也为医院的人才培养及员工绩效考核等提供参考。

参考文献
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