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自建信息系统管理病区物资的实践和效果

【】2016-07-05 点击次数
苏丽玉 李贤周 谭荣花 陈慧翠:英德市人民医院 广东英德 513000

自建信息系统管理病区物资的实践和效果


苏丽玉 李贤周 谭荣花 陈慧翠
THE PRACTICE AND EFFECT OF SELF-DEVELOPED INFORMATION SYSTEM FOR WARD SUPPLY ADMINISTRATION
SU Liyu, LI Xianzhou, TAN Ronghua, et al


  【摘 要】 目的 改进物资管理工具和方法,减少物资的积压、过期和管理人力,保障护士快速、准确取用,保障护理工作安全、有效。方法 应用Excel表格、图片、文档等计算机技术建立物资管理信息系统,按管理规范中的物资管理落实管理。结果 物资无积压、过期,管理人力显著减少,护士快速、准确取用各类物资。结论 物资管理信息系统操作简便、实用,实现病区物资管理高效低耗,保障护理工作安全,缓解护士压力,提高工作热情,为病人提供更优质的护理。
  【关键词】 信息系统,物资管理,高效低耗
  doi:10.3969/j.issn.1671-332X.2015.07.059

  随着医疗改革深入,很多医院意识到物资管理在医院管理中的重要价值[1],追求的是利用有限的资源为患者提供优质的医疗服务,从管理要效益,降低医疗业务成本,提高资源使用效率,强化物资管理成为医院管理重要组成部分[2]。笔者病区为了改变物资管理的落后状况,从2014年1月起对物资管理工具和方法进行改善,探索应用计算计机技术建立物资管理信息系统管理病区的物资,取得良好的效果,现报告如下。
     1 梳理病区物资管理存在的问题
     组织病区护理人员,应用头脑风暴法,结合2013年的物资管理质控结果,对病区储存的药品、卫生材料、低值易耗、办公用品4大类物资管理情况进行回顾性分析,发现存在以下问题:①登记册凌乱,登记数目、信息等与实际不相符。②基数过多,有积压、过期。③责任护士按规范管理要求需用于物资管理的时间多。④责任护士管理不到位,应付了事。⑤不能保障每个护士每次都能快速找到物资、及时落实护理工作,影响护理质量,甚至延误病人的抢救。通过根因分析得出导致物资管理存在问题的根本原因是:登记、盘点、统计等管理靠人工,缺物资管理信息一体化、操作简便、先进的管理工具。
     2 建立物资管理信息系统和应用实践
2.1 定物资种类、基数、放置位置,物资仓库按五常法要求规范标识 对病区物资进行盘点,邀请病区所有工作人员讨论,根据病区情况,以能满足工作为原则,确定所需物资和种类、基数;按类别、用途和使用频率定放置位置。仓库、放置柜、格用顺序数字标识,每件物资放置位置规范标识。
2.2 收集各物资的基本信息,打包成三级子文件夹 文件包含①放置位置图片,图片制作方法:物资放置仓库、柜拍成图片,放置柜图片编辑圈出物资放置点成为具体放置点图片,把三张图片整合放置位置图片。②说明书、注意事项、相关知识等文档。③操作视频。后两项根据物资使用需求添加,然后把三级子文件夹打包生成二级子文件夹。
2.3 应用Excel表格制作登记表,内容及模块示范 见表1。通过Excel表格的工具整合二、三级子文件夹自建成信息系统。 
2.4 制定管理规范,应用信息系统实践管理 根据医院的物资管理规范要求重点:合理制定物资基数,避免积压,杜绝过期,合理放置和保存,结合病区特点制定科室的管理规范,应用信息系统落实三级管理物资。一级为当天文书班,职责如下:①通过数据筛选负责当天物资检查,内容:需急领的物资和一周内过期物资,做出计划领取,对近期物资列表提醒使用。②取用第二天所需的物资,按要求进行登记表填写,需做计划领取物资做出标识。二级为责任护士,职责如下:①通过数据筛选负责物资的周检查,内容:需做周计划领用的物资和一个月内过期物资,做周领取计划和近期物资使用提醒表。②负责物资的入库和信息系统中所有数据、资料的更新。③负责周盘点和整理,④负责护士的系统使用培训。⑤参与物资管理的质控和月盘点,协助护士长做好物资管理。三级为病区护士长,负责物资的管理、月盘点、申领和质控等工作,筛查列出三个月内过期的物资提醒表格,根据质控结果,制定整改措施。
     3 效果
     在使用自建的信息系统管理后,通过一年的质控结果分析,应用本系统管理能解决改善前存在的问题。登记表格整合统一、清晰、操 作简便,信息化,信息和数据与实际相符;病区物资基数更合理,存放符合要求,无积压、过期和存放引起的质量问题; 护士用于管理时间显著减少,无因查找物资引起延误护理工作的情况。
4 讨论
4.1 自建的信息系统顺应管理现代化的趋势,实现物资管理的高效低耗 杨玉霞[3]认为信息化不是目的而是手段,用信息化的手段来融合管理与医疗服务,提升医疗质理和管理效能;伴随着医院信息化建设的不断发展,应用计算机技术实现信息管理是医院护理管理现代化的必然趋势[4]。本院暂时无法实行后勤社会化,更没为病区建立自动化药品管理柜提高护士工作效率[5],自建信息系统达到现代医院管理的理念要求,满足物资管理的需求。
     自建的信息系统建立简单,操作方便,登记表格清晰,利用计算机自动计算、查找、筛查等工具,实现规范管理,做到每天、每周、每月检查,检查、盘点、登记、统计等管理便简、快速,只需一名护士短时间内就可以完成,明显的提高管理效能,显著减少护士用于物资管理的时间。
  面对物资消耗量及库存量大,且呈逐年递增的趋势,传统的医院物资管理模式不能从根本上提升医院物资管理质量,提高物资利用率[6];所以要提高物资利用率必然要改变管理工具和模式,应用自建信息系统三级管理,职责明确,实现责任到个人,打破了以往所有护士参与管理的乱象,达到检查、盘点的目的,杜绝物资的积压、

表1 感染病区物资管理信息系统登记表(Excel表格)模块示范

(±s)



名称


类别


规格


有效期
基数

取用


结余
领取

放置
位置★


使用
说明★


相关
知识★


其他★
        单位 数量         需提醒
标准
领取
计划
防护服 消耗 大号 2018-
2-1
100☆ -60☆     40 <50 月计划☆ 仓1柜
1格3
说明书 防护分级
和标准
穿脱
视频
安定
注射液
药品 10㎎/
2 ml
2017-
2-3
5☆     2 基数
不够
急领☆ 专柜1 说明书 精麻药
管理规范
水龙头 水电 4号 2016-
2-3
5☆ -1☆ -2☆ -1☆ 1 <1 周计划☆ 仓1柜
2格5
  申请维
修事项
 说明:带☆号项经手人需插入备注:入库/取用/计划的日期、经手人。带★号栏内容通过超链接导入相应的图片和内容
过期,减少了医院物资消耗成本,杨红[7]研究认为控制物资消耗成本可有效的控制医院业务成本,为提高医院经济效益带来明显效果。
4.2 物资管理系统信息化,能有效减轻护士压力,提高工作热情 由于感染科是个特殊的科室,护士轮转非常快,护士低年资化,加上由于防护用品等物资的种类和需求较其他科大,新护士及带教护士都认为物资的熟悉难度大,是除专科知识和技能外的第三大压力,使用信息系后,由于其信息含量大,包含了使用该物资的所有知识,且超链接都集中在登记表格中,只需通过查找物资的名称或是相关字符就可快速、准确、全面的学习了解物资的情况和相关知识,护士都表示对物资的熟悉实现了零压力,同时提高了物资管理效率,减少了物资管理所需人力,有效的缓解护士不足的压力。
     由于应用管理系统信息化,需参与物资管理的人员少,费时短,从根本上改变了护士利用工作之外的时间去完成手工管理物资等非护理工作的局面,真正实现优质护理提倡 “把时间还给护士,把护士还给病人”的管理理念,使护士更专注、热情的完成护理工作,有效的提高护理质量。
4.3 物资管理系统信息化,能保障护理工作安全、有效 据2013年质控结果统计,因物资不到位拖延护理情况平均每月有8~10次,拖延时间最长50 min,最短30 min,在分秒必争的抢救治疗工作中,是非常大的隐患;44%物资不到位是因为无及时补充基数,56%物资不到位是因对物资不熟悉,找不到而引起,拖延时间60%用在寻找物资上。物资管理系统信息化后,管理规范,基数补充及时;利用信息系统的查找功能,可快速查找到所需物资是否科室有基数,点击放置位置超链接图片,可直观、快速找到放置位置,避免了因物资不到位原因引起的延误护理工作的隐患,保障护理工作安全、有效。

参考文献
[1] 张 斌.论医院物资管理的信息化建设[J].电子世界,188.
[2] 郭宝春.降耗增效、医院物资成本控制探讨[J].现化医院,2014,10:139-140.
[3] 杨玉霞.新医院会计制度下固定资产核算和管理[J].现代医院,2010,10(12):142-143.
[4] 贺琳晰,肖适崎,范 玲,等.应用信息化系统进行压疮护理流程分析.的效果评价[J].中国实用护理杂志,2014,30(30):20-24.
[5] 闫雪莲,徐小薇,吴 斌,等. 自动化药品管理柜对护士工作模式改变的分析[J]. 中国药学杂志, 2012, 47:1420-1421..
[6] 严惠兰.医院物资管理现状及对策浅析[J].行政事业资产与财务,2014,12(下):79-80.
[7] 杨 红.医院物资成本控制[J].长三角,2009,3:127-128.

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